Prosedur Pendaftaran Wisuda Bagi Mahasiswa/i IP FE UII

Pendaftaran wisuda identik dengan prosedur – prosedur yang lumayan rumit jika belum mengetahui seluk beluk dari system organisasi UII; terutama IP yang mana prosedurnya lebih panjang. Untuk itu, saya sebagai pihak yang pernah mengalami, menulis artikel ini untuk membantu teman – teman semua menuju jalan kelulusan (wisuda). Berikut adalah prosedur step-by-step untuk pendaftaran Wisuda Mahasiswa/i IP UII.

PERHATIAN:
-Untuk prosesnya, ikuti step by step, agar tidak mengalami kerugian waktu dan uang.
-Butuh waktu lebih dari 1 hari untuk mengurus semuanya, sehingga setidaknya luangkan waktu 3-4 hari untuk mengurus semuanya

Step 1: Melengkapi Tanda Tangan

Setelah teman – teman telah lulus dari compre dan thesis exam, jangan tunda untuk istirahat atau refreshing, namun langsung siapkan berkas untuk minta tanda tangan dari:

1. Languange Advisor

2. Dosen Pembimbing

3. Penguji Skripsi

4. Dekan FE UII - NB: Untuk minta ttd dekan, minta ke sekretaris dekan di kantornya, lalu fotokopi berwarna 5 kali (untuk 3 copy skripsi, 1 ke UII Atas nanti, 1 untuk jaga jaga), kemudian mintalah cap FE di atas ttd dekan kepada Pak Ahmad.

(NOTE: Sebelum minta stempel, foto copy (berwarna) dulu kertas yang sudah ditandatangani oleh dekan, sehingga cap semua adalah cap asli, bukan hasil fotokopi) – bias fotokopi berwarna di IP FE lantai 2 (IPF).

Step 2: Menyiapkan Berkas - Berkas Penting

Hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai pendaftaran:

1. Fotocopy surat tanda lulus comprehensive & thesis exam (kalau bisa lebih dari 3).

2. Print photo 4x6 enam kali, 2x3 dua kali, 3x4 secukupnya

3. Fotocopy bukti pembayaran SPP/Tuition Fee Terakhir yang masih ada

4. Fotokopi kartu mahasiswa (lebih dari 1 boleh)

5. Buku yang harganya lebih dari 50rb (Buku baru, dengan kwitansi ditempelkan ke bukunya sebagai bukti harga buku)

6. Fotocopy surat tanda tangan dekan, lalu minta cap asli ke Pak Ahmad
7. Skripsi 2 copy yang sudah di jilid (lengkap dengan tandatangannya) - NB: Jika ingin menyimpan satu, copy menjadi 3 eksemplar
8. Untuk mahasiswa/i Manajemen dan Ilmu Ekonomi, diwajibkan membuat jurnal yang nantinya akan dimasukkan ke cd (Akuntansi tidak perlu membuat jurnal)
9. File skripsi yang sudah di jadikan docx dan pdf, plus docx dan pdf dari jurnal untuk jurusan Manajemen dan Ilmu Ekonomi

Step 3: Mulai melakukan proses wisuda

Berikut hal – hal yang perlu dilakukan untuk bisa wisuda:

1. Sebelum mulai, pastikan semua tanda tangan telah terisi, termasuk pada “Declaration of Authenticity” yang telah diberi materai dan tanda tangan penulis skripsi (mahasiswa/i).

2. Scan semua berkas yang memiliki tanda tangan (tanda tangan dekan, dosen penguji, dosen pembimbing, LA, dan declaration of authenticity.

3. Masukkan semua berkas yang sudah di scan ke dalam file skripsi kita; dengan cara menimpa halaman yang tadinya belum terisi tanda tangan dengan hasil scan yang sudah diberi tanda tangan).

4. Jangan lupa namai Skripsi kita dengan nama “Thesis_NamaLengkap_NoMahasiswa”. (Tidak wajib namun preferable)

5. Siapkan berkas skripsi lengkap dengan pembukaan, isi, dan lampiran2nya; lalu fotokopi 2 kali; kemudian jilid semuanya; tempat penjilidan cepat ada di sekar indah dekat pom bensin babarsari. (lengkap dengan tanda tangan2 nya) – NB: 2 copy skripsi untuk Perpus Bawah dan IP Office FE, satu asli untuk disimpan sendiri.

6. Jadi sekarang sudah ada file docx dan pdf, juga ada 3 copy skripsi yang sudah di jilid.

7. Burn file docx dan pdf ke dalam cd, jadikan 3 cd (tiga copy cd untuk Perpus FE, Perpus Pusat, dan IP Office FE), beli wadah cd persegi panjang hitam; bisa dibeli di toko merah. – Jikalau perlu, beri cover cd sesuai template CD IP – NB: PPT Skripsi juga boleh dimasukkan

8. Datang ke perpus FE, masuk melalui lantai 2, langsung naik ke lantai 3, kumpulkan berkas-berkas yang dibutuhkan yaitu:

- Fotokopi surat lulus sidang dan compre,

- Fotokopi kartu mahasiswa,

- Satu copy skripsi yang sudah dijilid,

- CD yang sudah berisi file docx dan pdf (ppt tidak wajib, tapi bisa dimasukkan)

9. Mintalah surat bebas Perpus FE, setelah data skripsi dimasukkan oleh petugas.

10. Bayar 10rb ke Loket yang ditunjukkan oleh petugas perpus FE (loket 4 atau 5 di FE UII)

11. Fotokopi suat bebas perpus FE dan bukti kwitansi pembayaran 10rb (kalau bisa lebih dari 1)

12. Pergi ke Perpus Pusat, parkit motor di D3 Ekonomi, masuk melalui pintu belakang perpus, lalu setelah masuk langsung ke resepsionis di sebelah kiri (tanya satpam); lalu kumpulkan:

- Fotokopi surat lulus sidang dan compre,

- CD yang sudah berisi file docx dan pdf (ppt tidak wajib, tapi bisa dimasukkan)

- Surat bebas perpus FE dan kwitansi pembayaran 10rb
- Buku yang sudah dibeli sebelumnya (harga >50rb), beserta kwitansi pembeliannya

13. Kembali ke FE, lalu langsung ke IP Office FE UII.

14. Datang ke Pak Ahmad di IP Office FE UII, lalu bilang minta form untuk melakukan posting kelulusan; nanti akan diberi 2 berkas oleh pak ahmad, yaitu berkas untuk mengisi data dan berkas mengisi foto.

15. Isi data di form pertama sesuai data diri, lalu tempel empat buah foto 4x6 di lembar kedua, yang nantinya akan dijadikan ijazah.

16. Setelah selesai mengisi, kumpulkan dua form tersebut ke Pak Ahmad, bersama:

- fotokopi surat lulus sidang dan compre,

- fotokopi bukti pembayaran terakhir,

- fotokopi kartu mahasiswa,

- satu copy skripsi yang sudah dijilid,

- cd yang sudah di beri file dicx dan pdf, juga sudah diberi cover

- surat bebas perpus pusat dan perpus FE, juga kwitansi pembayaran 10rb

17. Tunggu beberapa saat sampai pak ahmad selesai mengurus berkas ke administrasi FE UII

18. Setelah pak ahmad sudah bilang sudah bisa diposting, lalu kembali ke UII atas.

19. Datang ke gedung rektorat, lalu langsung menuju ke gedung bagian belakang, langsung ke loket 1, kemudian bilang ke petugas ingin posting kelulusan, kemudian bayar biaya yang dibutuhkan di loket 1.

20. Setelah selesai di loket 1, langsung sms pak ahmad untuk posting kelulusan di Unysis Account kita.

21. Setelah pak ahmad bilang sudah selesai posting, langsung menuju loket bank Bukopin (bisa di bayar di seluruh loket Bukopin UII)

22. Bayar 540rb di loket Bukopin untuk mahasiswa IP UII (jangan lupa bilang kalua mahasiswa IP, karena ini untuk kepentingan ijazah)

23. Sebelum langkah selanjutnya, kembali ke Gedung Rektorat, langsung menuju ke loket 10

25. Mintalah form untuk pengambilan Toga Wisuda, lalu isilah form tersebut.

26. Jangan lupa untuk mengisi kata IP di form, karena akan berakibat pada pemanggilan di wisuda (Mahasiswa IP dipanggil menggunakan Bahasa Inggris), juga ijazah yang berbahasa inggris.

27. Setelah selesai mengisi, serahkan kembali ke Loket 10, lalu bayar 250rb, untuk deposit toga wisuda (bisa diambil kembali setelah toga dikembalikan)

28. Lalu, siapkan berkas yang diserahkan dari Loket 10, langsung menuju ke bagian barat gedung rektorat (kalau dari depan gedung rektorat, tempatnya berada tepat di kanan gedung utama rektorat)

29. Di ruangan tersebut, tunjukkan berkas dari loket 10, lalu langsung pilih toga yang akan digunakan untuk hari wisuda.

30. Urusan wisuda selesai, jangan lupa keep up untuk masalah pengambilan kalung Samir, undangan untuk orang tua, juga Gladi Resik untuk acara hari H wisuda.

Sekian.